כאשר אנו דנים בחשיבותו של ניהול זמן, עולות מילים כמו: יעיל, אפקטיבי. אולם יש הבדל בין השתיים:
יעילות היא התמקדות על הדרך הטובה ביותר לבצע המשימה, חיפוש מתמיד אחר הדרך הקצרה והזולה. הדגש הוא על כיצד לעשות זאת נכון, זול ומהיר עם מינימום משאבים.
אפקטיביות היא התמקדות בתוצאות. האם אני מבצע את הדבר הנכון באופן הנכון ומביא את התוצאות הרצויות?
מנכ"ל אחד ממלונות היוקרה בניו-יורק נסע , בפעם השנייה בשנה, לסיאול, דרום קוריאה. כשהגיע למלון קיבלה אותו פקידת הקבלה בברכת "ברוך הבא אדוני, כמה טוב לראות אותך אצלנו שוב". המנכ"ל התרשם עמוקות מנוסח קבלת הפנים, אך היה בספק אם אכן הזיכרון הטוב של הפקידה בקבלה הוא שהביא לכך.
כשחזר לניו-יורק העלה בפני הנהלת המלון את הצורך בפתוח מערכת שתאפשר להכניס למלון צורת קבלת פנים כזו.
הצוות התייעץ עם מומחים שונים ולבסוף הציעו התקנת מצלמות עם יכולת לזיהוי פנים ומערכת אחסון נתונים כזו שתאפשר, בהרף עין של צילום כניסת אדם ללובי, את זיהויו ותציג בפני פקידת הקבלה את פרטי ביקוריו הקודמים במלון. עלות המערכת הוערכה ב 2.5 מיליון דולר.
המנכ"ל דחה את ההצעה מפאת עלותה הגבוהה.
בביקורו הבא בסיאול, כמה חודשים לאחר מכן, לאחר ששוב קיבלה אותו פקידת הקבלה בנוסח דומה, בקש ממנה המנכ"ל שתואיל להסביר לו כיצד מערכת הזיהוי עובדת.
ראה, אמרה הפקידה, יש לנו הסדר קבוע עם נהגי המוניות בשדה התעופה. בזמן הנסיעה הם משוחחים עם הנוסע ומבררים אם זה בקורו הראשון במלון. ההסדר הוא שבמידה והנוסע כבר בקר במלון בעבר, הנהג מניח את המזוודות בצד ימין של דלפק הקבלה ובמידה וזה ביקורו הראשון – בצד שמאל. הנהגים מקבלים תשר של דולר עבור כל אינפורמציה שכזו.
מוסר השכל: החוכמה בחיים היא לא רק להיות אפקטיבי ולעמוד בתוצאה אלא לעשות את זה גם בצורה היעילה, הטובה והזולה ביותר.
